A5-boekje maken in Word

In elk bedrijf zijn er wel van die documenten die zich uitstekend lenen om in een handzaam A5-boekje te worden verspreid. Vooral documenten die voor niet al te veel geld ingebonden moeten worden om vervolgens in kleine oplages te worden verspreid komen voor dit formaat in aanmerking.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan een adresgidsje van alle collega's of een korte handleiding over bijvoorbeeld een computerprogramma. In dit artikel laten wij u zien hoe u in Word van een bestaand document zo'n handig A5-boekje maakt
 
 
Voorbereiding
Boekje maken
Afbeeldingen
Boekje afdrukken

Voorbereiding

In de praktijk zult u het document doorgaans al op gewoon A4-formaat hebben getypt en afgedrukt. Het opmaken en afdrukken als A5-boekje speelt pas in het laatste stadium, dus als het document door alle betrokkenen is gecontroleerd en er geen (typ)fouten meer in zitten. Het gedownloade voorbeelddocument Lorem01.doc dient als uitgangspunt. Omdat het document een boekje zal worden moeten een titelpagina, een koptekst en paginanummers worden toegevoegd. De hier beschreven procedures zijn van toepassing op Word 2000 en hoger.
 
Eerste pagina
De eerste pagina van een boekje is doorgaans een titelpagina. Deze ontbreekt nog in het voorbeelddocument en wordt als volgt aangemaakt:
 
  1. Open Lorem01.doc.
  2. Ga naar het begin van het document via sneltoets Ctrl+Home.
  3. Voeg een lege pagina in via Ctrl+Enter en zet de aanwijzer in die pagina via Pijl omhoog.
  4. Druk tweemaal op Enter.
  5. Kies via Opmaak >> Lettertype een groot lettertype, bijvoorbeeld Times New Roman 48 pt, sluit het venster en typ de titeltekst: Cicero en daaronder de Finibus.
  6. Druk weer tweemaal op Enter.
  7. Selecteer alleen de getypte regels (dus niet de lege regels) en klik op Centreren in de werkbalk.
  8. Klik in de tekst om de selectie op te heffen.
 
Koptekst
De meeste boeken en boekjes bevatten op elke pagina een koptekst, vaak de titel van het boek. Breng deze als volgt aan:
 
  1. Kies Beeld >> Kop- en voettekst.
  2. De aanwijzer knippert nu in de koptekst-ruimte.
  3. Kies eerst het gewenste lettertype en de bijbehorende lettergrootte: Opmaak >> Lettertype; stel het lettertype (Arial Narrow) en gewenste aantal punten (10) in en klik op OK.
  4. Klik op Centreren in de werkbalk en typ de tekst: Cicero - De Finibus Bonorum et Malorum
  5. Druk op Enter om een witregel in te lassen tussen de koptekst en de tekst van het document.
  6. Sluit de koptekst via de knop Sluiten in de werkbalk Koptekst en voettekst.
 
De koptekst blijkt nu ook op de titelpagina te staan. Dat is niet gebruikelijk. Op de volgende manier verwijdert u deze van pagina 1:
 
  1. Kies Bestand >> Pagina-instelling.
  2. Op het tabblad Indeling vinkt u de optie Eerste pagina afwijkend aan.
  3. Sluit het venster via OK.
 
Paginanummering
 Doordat de pagina's kleiner zijn geworden, telt uw document nu meer pagina's. Het is aan te raden om een boekje van meer dan 5 pagina's van een paginanummering te voorzien.
 
  1. Kies Invoegen >> Paginanummers.
  2. In het dialoogvenster Paginanummers kiest u voor Onder aan pagina en Uitlijnen >> Buiten. Buiten wil zeggen dat het paginanummer op een rechter pagina rechtsonder komt te staan en op een linker pagina linksonder.
  3. Sluit het venster via OK.
 
De paginanummering wordt op het scherm vertegenwoordigd door een grijs blokje, een zogenaamd Veld. In het grijze veld is het paginanummer waarneembaar. Merk op dat het paginanummer wisselend linksonder (even pagina's) en rechtsonder (oneven pagina's) staat.
 
Lettertype paginanummering
Het voor de nummering gebruikte lettertype is het standaardlettertype, dat Word voor elk nieuw document hanteert en is instelbaar via Opmaak >> Lettertype >> lettertype kiezen >> Standaard. Een meer flexibele manier is de volgende: omdat het paginanummer-veld in de Voettekst is geplaatst, maakt u de voettekst zichtbaar en verandert daar het lettertype. Dat gaat als volgt:
 
  1. Als de aanwijzer op pagina 1 staat, druk dan driemaal op PageDown om naar een volgende pagina te bladeren.
  2. Kies Beeld >> Koptekst en voettekst.
  3. Klik in de werkbalk Koptekst en voettekst op de knop Koptekst of voettekst (vierde knop van rechts). De aanwijzer knippert nu in de voettekst-ruimte.
  4. Selecteer de gehele voettekst met sneltoets Ctrl+A. Het paginanummerveld is nu ook geselecteerd (zwart-wit).
  5. Kies een ander lettertype en andere lettergrootte, bijvoorbeeld via Opmaak >> Lettertype; stel het lettertype (Arial) en gewenste aantal punten (8) in en klik op OK.
  6. Sluit de voettekst via de knop Sluiten in de werkbalk Koptekst en voettekst. Een andere manier is dubbelklikken in de documenttekst.
 

Boekje maken

Na deze voorbereidende stappen is het moment gekomen om van het document een boekje te maken. In Word 2002 en Word2003 doet u het volgende:
 
  1. Kies Bestand >> Pagina-instelling.
  2. Open het tabblad Marges.
  3. Klik onder Afdrukstand op Liggend.
  4. Achter Meerdere pagina's kiest u Katern.
  5. Wilt u links en rechts van het nietje meer witruimte voor het binden, verhoog dan het aantal centimeters bij Binnenkant. Hiervoor dient ook de optie Rugmarge, maar die heeft enkele onvoorspelbare eigenschappen, dus laat die met rust.
  6. Wilt u links en rechts langs de buitenrand van de A5-pagina's meer witmarge, verhoog dan het aantal centimeters bij Buitenkant. Een geschikte waarde is 1,5 cm.
  7. In de lijst Vellen per boekje kiest u het aantal A5-pagina's waaruit het boekje moet bestaan. Door hier Alles te kiezen weet u zeker dat alle pagina's in het A5-formaat worden ingepast. Andere mogelijkheden zijn 4, 8, 12, 16 enzovoort tot en met 40; u kiest bijvoorbeeld 8 als u niet meer dan 4 pagina's kopij hebt en er 4 blanco pagina's extra nodig zijn om foto's in te plakken. Blijkt uw document uit meer A5-pagina's te bestaan dan wat u hebt ingesteld, dan wordt van die extra pagina's een tweede en eventueel derde en vierde boekje gemaakt.
  8. Pas desgewenst ook de overige marges aan.
  9. Sluit het dialoogvenster Pagina-instelling via OK.
 
Werkt u met Word 2000 dan is de werkwijze iets anders:
 
  1. Kies Bestand >> Pagina-instelling.
  2. Open het tabblad Papierformaat en klik op Liggend.
  3. Open het tabblad Marges.
  4. Klik hier op 2 Pagina's per vel.
  5. Pas desgewenst ook de overige marges aan.
  6. Sluit het dialoogvenster Pagina-instelling via OK.
 
Deze handeling is simpeler dan in Word 2002, maar dat komt omdat Word 2000 geen echte boekjes-functie kent. U zult zien dat dit tijdens het afdrukken enkele handmatig acties vraagt, die in Word 2002 niet nodig zijn.
 
Weergave
Door het A5-formaat zijn alle pagina's zo'n 70% kleiner geworden. U kunt dat onder meer zien in de liniaal. Om te zien wat voor effect de verkleining heeft en welke aanpassingen er nodig zijn, is een overzichtelijker weergave gewenst. Op de volgende manier worden er meer pagina's tegelijk op het scherm zichtbaar:
 
  1. Kies Beeld >> Afdrukweergave (deze is waarschijnlijk al gekozen).
  2. Kies Beeld >> In-/uitzoomen.
  3. Bij Percentage vult u in 33%.
  4. Klik op OK.
 
U ziet nu 6 tot 10 pagina's tegelijk op het scherm en dat geeft een goede indruk van de opmaak van het boekje.
 
Passend maken
Blader omlaag om te zien hoeveel pagina's het boekje telt. U kunt dit ook onderin beeld zien. Een veelvoud van vier is gunstig, maar dikwijls is dat niet het geval. Stel dat het boekje 18 pagina's telt, dan is er een slimme truc om het geheel passend te krijgen op 16 pagina's of nog minder. Dat is niet alleen goedkoper, het afdrukken kost ook minder tijd:
 
  1. Selecteer alles door midden van sneltoets Ctrl+A.
  2. Druk een- of tweemaal op Ctrl+Shift+< om alle tekst iets kleiner te maken. Houd daarbij het aantal pagina's onderin beeld in de gaten.
  3. Druk op Ctrl+Home om de selectie ongedaan te maken.
 

Afbeeldingen

Formaat afbeeldingen aanpassen
De tekst heeft vrijwel geen problemen met de verkleining, maar grote afbeeldingen vallen nu voorbij de papierranden. Door in zo'n afbeelding te klikken worden op de hoekpunten de formaatgrepen zichtbaar; door die met de muis te verslepen verkleint u de afbeelding tot die binnen de marges past. Soms is een afbeelding zo groot dat de formaatgrepen niet te zien zijn. Dat lost u zo op:
 
  1. Klik in de afbeelding.
  2. Rechtsklik in de afbeelding en kies in het snelmenu de optie Tekenpapier opmaken of Figuur opmaken.
  3. Open in het gelijknamige dialoogvenster het tabblad Grootte.
  4. Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij de optie Hoogte-breedteverhouding vergrendelen en wijzig de Breedte in 10 cm.
  5. Sluit het dialoogvenster via OK.
 
Herhaal deze handeling voor elke afbeelding, die te groot is. Eventueel kunt u een afbeelding verder verkleinen door erin te klikken en vervolgens de formaatgrepen (die nu wel zichtbaar zijn) te verslepen.
  
Afbeeldingen verplaatsen
Een ingreep als het verkleinen naar A5-formaat kan ertoe leiden dat afbeeldingen op ongelukkige plaatsen terecht komen. Door de aanwijzer boven een afbeelding te houden, krijgt de aanwijzer het uiterlijk van een kruis. Als u op dat moment in de afbeelding klikt en de muisknop vasthoudt, kunt u de afbeelding naar een andere plek in het document verslepen. Soms wil een afbeelding zich als het ware aan de bovenrand van het papier vasthechten; hij is dan gekoppeld aan een alinea. Versleep hem in zo'n geval zo ver naar beneden tot dit plak-effect stopt.
 
Wilt u meer witruimte tussen tekst en afbeelding, doe dat dan niet met het inlassen van lege regels in de tekst, maar geef de afbeelding zelf meer witruimte:
 
  1. Rechtsklik in de afbeelding, bijvoorbeeld in de groene illustratie.
  2. Kies uit het snelmenu Figuur opmaken.
  3. Open het tabblad Indeling en kies Geavanceerd.
  4. Open het tabblad Tekstomloop en klik op Boven en Onder.
  5. Bij Afstand tot de tekst vult u tweemaal 0,5 cm in, zowel Boven als Onder.
  6. Klik tweemaal op OK.
 
Als de opmaak er optisch goed uitziet, kunt u de weergave op het scherm herstellen:
 
  1. Kies Beeld >> In-/uitzoomen.
  2. Klik op Paginabreedte.
  3. Klik op OK.
 
Het verkregen resultaat zal er ongeveer zo uit zien als het gedownloade voorbeelddocument Lorem02.Doc.
 

Boekje afdrukken

Boekje afdrukken in Word 2002
Wanneer u het document nu gaat afdrukken, zullen steeds twee pagina's op één zijde van het papier worden geprint.
 
  1. Kies Bestand >> Afdrukken.
  2. Hebt u een printer die dubbelzijdig kan afdrukken, klik dan op Eigenschappen en schakel deze functie in. Kan uw printer dit niet, vink dan de optie Handmatig dubbelzijdig aan: dadelijk zal de ene zijde van het papier worden bedrukt, waarna wordt gevraagd om de papierstapel om te keren en opnieuw in te voeren opdat de andere kant bedrukt kan worden.
  3. Kies Alles en klik op OK.
 
Is het totale aantal A5-pagina's oneven, dan is het eerste vel dat uit de printer rolt slechts voor de helft bedrukt: op dit vel staat namelijk alleen pagina 1, de titelpagina. Op de achterzijde van dit vel worden pagina 2 en meestal ook de laatste pagina gedrukt.
 
Boekje afdrukken in Word 2000
Omdat Word geen optie katern kent, moet u er eerst voor zorgen dat het totale aantal pagina's van het A5-document een veelvoud is van vier. Dus 4, 8, 12, 16, 20 enzovoort. Telt uw boekje twee pagina's minder, bijvoorbeeld 14 in plaats van 16, voeg dan twee pagina's toe:
 
  1. Ga naar het eind van het document met sneltoets Ctrl+End.
  2. Druk een-, twee- of driemaal op Harde Pagina (CTRL+Enter), zodat het totale aantal pagina's door vier deelbaar is.
  3. Keer terug naar het begin van het document via sneltoets Ctrl+Home.
 
U kunt nu de afdrukopdracht geven. Dat gebeurt in twee stappen: eerst bedrukt u de ene kan van de vellen papier, daarna de andere kant. De pagina's worden steeds in groepjes van twee op één zijde van het vel geprint. Welke pagina's dat zijn, hangt af van het totale aantal pagina's.
 
Telt uw boekje 12 pagina's dan is het schema:
 
  • 12,1,10,3,8,5 (ene zijde vel)
  • 2,11,4,9,6,7 (andere zijde vel)
 
Telt uw boekje 16 pagina's dan is het schema:
 
  • 16,1,14,3,12,5,10,7 (ene zijde vel)
  • 2,15,4,13,6,11,8,9 (andere zijde vel)
 
Om en om is het dus steeds de laatste en eerste pagina en zo telt u terug tot u in het midden van het boekje beland bent. Voor dikkere en dunnere boekjes kunt u zelf uitdokteren, welk schema u moet hanteren.
 
  1. Kies Bestand >> Afdrukken.
  2. Bij Pagina's vult u de paginanummers in volgens het schema voor de 'ene zijde vel'.
  3. Klik op OK.
  4. Keer de bedrukte pagina's om en voer ze opnieuw in de printer in.
  5. Kies Bestand >> Afdrukken.
  6. Bij Pagina's vult u nu de paginanummers in volgens het schema voor de 'andere zijde vel'.
  7. Klik op OK.
 

Tot slot

Vouw de afgedrukte pagina's, leg ze in elkaar en niet deze in het hart tot een boekje. In de kantoorboekhandel zijn voor dit doel speciale nietmachines verkrijgbaar, waarmee u in één beweging 2 nietjes op de juiste plaatsen hecht. Het kan ook met een gewone nietmachine door het papier wat naar binnen te vouwen. Een opmerking tot slot: boekjes in Microsoft Word worden altijd liggend afgedrukt. Wanneer u een afdrukvoorbeeld van het boekje bekijkt, ziet u de pagina's in opeenvolgende volgorde en niet noodzakelijkerwijs in de volgorde zoals ze als boekje worden afgedrukt.